מהו דוכן אמא"י? כשמו כן הוא - דוכן של אמא"י. עד תקופה זאת קיים ניסיון לגבש תיאור מתאים לעמדה שעברה גלגולים שונים מאז החלה פעולתה בגאקקון 2008 במתכונת מאוחדת של דוכן אמא"י ועמדת המודיעין שהיו קיימים כנראה עוד מהכנס הראשון.
שירותיו של דוכן אמא"י כללו מודיעין מלא (רשימות טלפונים של אנשי מפתח, תכניה מעודכנת, רשימת קוי אוטובוסים שימושיים), הרשמה לחברי אמא"י (בתשלום, עם טפסים ידניים), חלוקת תגים, רשימת הנכנסים חינם ומידע על החברות והארגון עצמו.
אבל דוכן אמא"י, כדוכן שמרכז את צרכי הארגון מול קהל הבאים לאירוע, היה צריך להיות גמיש מספיק כדי לקבל משימות נוספות, למשל, חלוקת תלושי מזון למתנדבים ונקודת מפגש. הדרישות המיוחדות השתנו מכנס לכנס בהתאם לנסיבות, אך שמר על צורתו מספר שנים.
המפגש הראשון שלי עם דוכן אמא"י היה בכנס קיץ של 2009 כמתנדב בדוכן במשמרת צהריים. הדבר הראשון שאני זוכר הוא שלא היה לי תג בכלל (לא ידעתי שאני אמור לקבל למרות שהייתי בתדריך מתנדבים באונ' ת"א בט' באב. כן, אני זוכר את זה כי השערים היו סגורים). קיבלתי תדרוך מא.דוכן אמא"י של הכנס והתחלתי לעבוד.
תגים כמעט ולא התבקשו, ואני זוכר שהיו עד עשרה נרשמים לחברות באמא"י (אני חושב שהם גם קיבלו סיכת אמא"י במתנה). השיטה הייתה טיפה מסורבלת: מילוי טפסים ידני (וצריך לעקוב אחרי המספרים), לטפל בכסף ולוודא שהטפסים קריאים, ולהכניס אנשים שמגיעה להם כניסה חינם מסיבות שונות. לא היה בכלל לחץ, כיאה לצהרי כנס של פעם, וגם כי היינו ממוקמים בחוץ והיו צריכים לגשת אלינו באופן מיוחד. והיה חם גם עם המאווררים. היה נחמד והאחראית ואני שוחחנו כדי להפיג את השעמום.
מסיבה שטרם ברורה לי, החליטו שאני מתאים לתפקיד אחראי כלשהו. קורל, אז א.קופות (אאל"ט), חשבה שמתאים לי להיות אחראי משמרת של הקופות. לשמחתי קיבלתי את תפקיד א.דוכן אמא"י בכנס הבא אחריו.
בהארוקון 2009, בפעם הראשונה בסגל, לא עשיתי הכנות רציניות לכנס וקורל דאגה לכל הדרישות של הדוכן מול אנשי הסגל האחרים. את תפקודי התחלתי רק בסידור הרשימות והפנמת מסמך תקנות הקופות (כיאה לדוכן שעובד עם כספים) ומסמכי הארגון (אודות הארגון, ענייני הרשמה ורשימת הטבות לחברי אמא"י). ביום הכנס נותר לי רק לפקח על מתנדבת הבוקר ולאייש את הדוכן לאורך כל היום. לא כיף.
בין הארוקון לכנס הבא היו לנו יוזמות חדשות לענייני הרישום וגם בחירות. כפועל יוצא מכך שבועד אמא"י רצו להגדיל את האינטראקציה בין הארגון לקהל היעד שלו הוחלט להעלות הצעה לשינוי צורת ההרשמה (חלקות הקבוצה "חברי אמא"י" לשתי קבוצות, עליהן תוכלו לקרוא פה ופה אליהן ההרשמה איננה תמורת כסף). ובגלל העובדה שזה מעיק במיוחד לפענח כתב יד (ועוד של מאות הנרשמים הצפויים), התחיל להתגלגל לו פרוייקט ההרשמה הממוחשבת.
בהנחיית הועד התחלתי לתכנן ולבנות תוכנה שתשמש כטופס הרשמה למועדון אמא"י. ובנוסף לדרישות הסטנדרטיות שהעברתי לשאר חברי סגל באנקה-סאי (פסטיבל סוף-קיץ) 2010 גם ביקשתי 3 עמדות מחשב להרשמה, ושלושה מתנדבים שיאיישו אותן בכל אחת מהמשמרות. לראשונה דוכן אמא"י העסיק 4 מתנדבים למשמרת.
הפעם הייתי אחראי במלוא המשמעות וגם קיבלתי כמה משימות חדשות-ישנות: חלוקת תלושי מזון (ממוספרים), חלוקת פרסים לזוכים בתחרויות, מקום לעצירה של חברי סגל, קבלת בקשות לכריזה על ילדים אובדים וחלוקת עטים. בנוסף לכך, א.תכנים דאג לתגים מיוחדים לאנשי התכנים אותם הם קיבלו ממנו או בהצגת אישור מיוחד שהונפק מראש.
לצערי ולצער כל הנוגעים בדבר, מספר ההרשמות היה זעום, בניגוד למצופה (אחרי הכל, הרשמות חינם ועוד מקבלים הנחות...). לפי דעתי, מכונת הבועות שקיבלנו הצילה טיפה את המצב, אבל הציפיות בעניין הרצון להירשם גרמו לי לדרוש פסיביות מאנשי הרישום, שישבו משועממים אצלי בדוכן עד שחטפו אותם לרישום קוספליי למורת רוחי. ועוד דבר, קיבלתי שלט בגודל A3 קטנטן שציין שקבוצת השולחנות שלי היא דוכן אמא"י (למדתי לקח חשוב מזה).
הוחלט שהדבר לא יחזור על עצמו ועלינו להיערך בהתאם. בינתיים קיבלתי תפקיד סגל באמא"י - מנהל מועדון אמא"י. בעבודה צמודה עם ג'וני וסמדר, חברי הועד שנכנס לתפקידו ממש לפני באנקה-סאי, ועם הילה שמונתה לתפקיד ע.דוכן אמא"י (בתפקיד האחראית על השיווק, לראשונה בתולדות הכנסים) התחלנו להניע כמה עניינים שיווקיים לפני הכנס. אחרי עבודה ממושכת, בזמן שכולנו עסוקים עד מעל הראש בחיינו שלנו, יצא לאור הפרויקט הראשון: דף נחיתה לכנס הארוקון 2001. במקביל הועלו רעיונות שונים שחלקם נפלו (למשל, סרטוני פרסומת לכנס) ורעיונות שעברו (למשל, הבטחת פרס לאיש שירשום הכי הרבה חברי מועדון אמא"י). בעוד שיכולתי להתמקד בעבודת המודיעין שלי, שהיא ללחוץ על חברי סגל שיעבירו לי מידע כמה שיותר מוקדם וארגונו בצורה כזאת שגם אם יקרה משהו המתנדבים יוכלו לעבוד באופן עצמאי, ע.דוכן אמא"י בשיתוף הועד הייתה אחראית על ענייני הטיפול בשיווק.
השינוי העיקרי היה בתפיסה. במקום אנשי הרישום יהיו פסיביים, הם יהיו אקטיביים - אנשי שיווק של ממש. אלה זקוקים לתדריכים שונים ולגישה שונה (ולפרס) כדי להביא את כמות הנרשמים הרצויה. ע.דוכן אמא"י פעלה בצורה מצוינת ואף עשתה כמה דברים שלא העליתי על דעתי כמו כרטיסיות קטנות שבעזרתן ניתן לבדוק ברגע מהן ההטבות הניתנות לחברים. והתוצאות לא איחרו לבוא: מאות נרשמים. אחד לכל חמישה מבאי הכנס נרשם בדוכן אמא"י. מספרים כאלה מאפשרים לועד לפעול ולהשיג הנחות נוספות לכל שאר החברים ולעדכן יותר אנשים על האירועים השונים (אשר ברובם יש גם הנחות לחברי המועדון).
והיה לי שלט ענק, כמו שביקשתי.
דוכן אמא"י גם הפעם קיבל מטלות נוספות: שמירת חפצים חשובים לניהול של הכנס, תרומות מנגה, תרומות לנפגעי רעש האדמה ביפן וטיפול והפנייה של אנשים רנדומליים ששאלו על הצגות של היכל התרבות למקום הנכון. רוב הלחץ מתרחש מכשעה לפני פתיחת השערים (עשרות של תגים מחולקים והמון בקשות של מתנדבים ובעלי דוכנים לפגוש אחראים שונים בסגל). ועד הצהריים. היה כל כך עמוס עד שהיו רגעים בהם בנוסף עלי ועל הילה, היו עוד שלושה חברי ועד שעבדו כדי לטפל בעומס. ומכאן אנחנו מגיעים למסקנה נוספת, בבוקר ואולי אפילו בצהריים דוכן אמא"י זקוק לשני מתנדבים ולהגדרה ברורה לגבי תפקידיו. כי יש פשוט... הרבה כאלה.
נראה שדוכן אמא"י ישנה שוב את פניו בעתיד הקרוב, משימוש בצורת הרשמה מתקדמת יותר ועד ארגון והגדרה מחדש של הדוכן - כי אי אפשר כרגע לקיים כנס בלעדיו.
שירותיו של דוכן אמא"י כללו מודיעין מלא (רשימות טלפונים של אנשי מפתח, תכניה מעודכנת, רשימת קוי אוטובוסים שימושיים), הרשמה לחברי אמא"י (בתשלום, עם טפסים ידניים), חלוקת תגים, רשימת הנכנסים חינם ומידע על החברות והארגון עצמו.
אבל דוכן אמא"י, כדוכן שמרכז את צרכי הארגון מול קהל הבאים לאירוע, היה צריך להיות גמיש מספיק כדי לקבל משימות נוספות, למשל, חלוקת תלושי מזון למתנדבים ונקודת מפגש. הדרישות המיוחדות השתנו מכנס לכנס בהתאם לנסיבות, אך שמר על צורתו מספר שנים.
המפגש הראשון שלי עם דוכן אמא"י היה בכנס קיץ של 2009 כמתנדב בדוכן במשמרת צהריים. הדבר הראשון שאני זוכר הוא שלא היה לי תג בכלל (לא ידעתי שאני אמור לקבל למרות שהייתי בתדריך מתנדבים באונ' ת"א בט' באב. כן, אני זוכר את זה כי השערים היו סגורים). קיבלתי תדרוך מא.דוכן אמא"י של הכנס והתחלתי לעבוד.
תגים כמעט ולא התבקשו, ואני זוכר שהיו עד עשרה נרשמים לחברות באמא"י (אני חושב שהם גם קיבלו סיכת אמא"י במתנה). השיטה הייתה טיפה מסורבלת: מילוי טפסים ידני (וצריך לעקוב אחרי המספרים), לטפל בכסף ולוודא שהטפסים קריאים, ולהכניס אנשים שמגיעה להם כניסה חינם מסיבות שונות. לא היה בכלל לחץ, כיאה לצהרי כנס של פעם, וגם כי היינו ממוקמים בחוץ והיו צריכים לגשת אלינו באופן מיוחד. והיה חם גם עם המאווררים. היה נחמד והאחראית ואני שוחחנו כדי להפיג את השעמום.
מסיבה שטרם ברורה לי, החליטו שאני מתאים לתפקיד אחראי כלשהו. קורל, אז א.קופות (אאל"ט), חשבה שמתאים לי להיות אחראי משמרת של הקופות. לשמחתי קיבלתי את תפקיד א.דוכן אמא"י בכנס הבא אחריו.
בהארוקון 2009, בפעם הראשונה בסגל, לא עשיתי הכנות רציניות לכנס וקורל דאגה לכל הדרישות של הדוכן מול אנשי הסגל האחרים. את תפקודי התחלתי רק בסידור הרשימות והפנמת מסמך תקנות הקופות (כיאה לדוכן שעובד עם כספים) ומסמכי הארגון (אודות הארגון, ענייני הרשמה ורשימת הטבות לחברי אמא"י). ביום הכנס נותר לי רק לפקח על מתנדבת הבוקר ולאייש את הדוכן לאורך כל היום. לא כיף.
בין הארוקון לכנס הבא היו לנו יוזמות חדשות לענייני הרישום וגם בחירות. כפועל יוצא מכך שבועד אמא"י רצו להגדיל את האינטראקציה בין הארגון לקהל היעד שלו הוחלט להעלות הצעה לשינוי צורת ההרשמה (חלקות הקבוצה "חברי אמא"י" לשתי קבוצות, עליהן תוכלו לקרוא פה ופה אליהן ההרשמה איננה תמורת כסף). ובגלל העובדה שזה מעיק במיוחד לפענח כתב יד (ועוד של מאות הנרשמים הצפויים), התחיל להתגלגל לו פרוייקט ההרשמה הממוחשבת.
בהנחיית הועד התחלתי לתכנן ולבנות תוכנה שתשמש כטופס הרשמה למועדון אמא"י. ובנוסף לדרישות הסטנדרטיות שהעברתי לשאר חברי סגל באנקה-סאי (פסטיבל סוף-קיץ) 2010 גם ביקשתי 3 עמדות מחשב להרשמה, ושלושה מתנדבים שיאיישו אותן בכל אחת מהמשמרות. לראשונה דוכן אמא"י העסיק 4 מתנדבים למשמרת.
הפעם הייתי אחראי במלוא המשמעות וגם קיבלתי כמה משימות חדשות-ישנות: חלוקת תלושי מזון (ממוספרים), חלוקת פרסים לזוכים בתחרויות, מקום לעצירה של חברי סגל, קבלת בקשות לכריזה על ילדים אובדים וחלוקת עטים. בנוסף לכך, א.תכנים דאג לתגים מיוחדים לאנשי התכנים אותם הם קיבלו ממנו או בהצגת אישור מיוחד שהונפק מראש.
לצערי ולצער כל הנוגעים בדבר, מספר ההרשמות היה זעום, בניגוד למצופה (אחרי הכל, הרשמות חינם ועוד מקבלים הנחות...). לפי דעתי, מכונת הבועות שקיבלנו הצילה טיפה את המצב, אבל הציפיות בעניין הרצון להירשם גרמו לי לדרוש פסיביות מאנשי הרישום, שישבו משועממים אצלי בדוכן עד שחטפו אותם לרישום קוספליי למורת רוחי. ועוד דבר, קיבלתי שלט בגודל A3 קטנטן שציין שקבוצת השולחנות שלי היא דוכן אמא"י (למדתי לקח חשוב מזה).
הוחלט שהדבר לא יחזור על עצמו ועלינו להיערך בהתאם. בינתיים קיבלתי תפקיד סגל באמא"י - מנהל מועדון אמא"י. בעבודה צמודה עם ג'וני וסמדר, חברי הועד שנכנס לתפקידו ממש לפני באנקה-סאי, ועם הילה שמונתה לתפקיד ע.דוכן אמא"י (בתפקיד האחראית על השיווק, לראשונה בתולדות הכנסים) התחלנו להניע כמה עניינים שיווקיים לפני הכנס. אחרי עבודה ממושכת, בזמן שכולנו עסוקים עד מעל הראש בחיינו שלנו, יצא לאור הפרויקט הראשון: דף נחיתה לכנס הארוקון 2001. במקביל הועלו רעיונות שונים שחלקם נפלו (למשל, סרטוני פרסומת לכנס) ורעיונות שעברו (למשל, הבטחת פרס לאיש שירשום הכי הרבה חברי מועדון אמא"י). בעוד שיכולתי להתמקד בעבודת המודיעין שלי, שהיא ללחוץ על חברי סגל שיעבירו לי מידע כמה שיותר מוקדם וארגונו בצורה כזאת שגם אם יקרה משהו המתנדבים יוכלו לעבוד באופן עצמאי, ע.דוכן אמא"י בשיתוף הועד הייתה אחראית על ענייני הטיפול בשיווק.
השינוי העיקרי היה בתפיסה. במקום אנשי הרישום יהיו פסיביים, הם יהיו אקטיביים - אנשי שיווק של ממש. אלה זקוקים לתדריכים שונים ולגישה שונה (ולפרס) כדי להביא את כמות הנרשמים הרצויה. ע.דוכן אמא"י פעלה בצורה מצוינת ואף עשתה כמה דברים שלא העליתי על דעתי כמו כרטיסיות קטנות שבעזרתן ניתן לבדוק ברגע מהן ההטבות הניתנות לחברים. והתוצאות לא איחרו לבוא: מאות נרשמים. אחד לכל חמישה מבאי הכנס נרשם בדוכן אמא"י. מספרים כאלה מאפשרים לועד לפעול ולהשיג הנחות נוספות לכל שאר החברים ולעדכן יותר אנשים על האירועים השונים (אשר ברובם יש גם הנחות לחברי המועדון).
והיה לי שלט ענק, כמו שביקשתי.
דוכן אמא"י גם הפעם קיבל מטלות נוספות: שמירת חפצים חשובים לניהול של הכנס, תרומות מנגה, תרומות לנפגעי רעש האדמה ביפן וטיפול והפנייה של אנשים רנדומליים ששאלו על הצגות של היכל התרבות למקום הנכון. רוב הלחץ מתרחש מכשעה לפני פתיחת השערים (עשרות של תגים מחולקים והמון בקשות של מתנדבים ובעלי דוכנים לפגוש אחראים שונים בסגל). ועד הצהריים. היה כל כך עמוס עד שהיו רגעים בהם בנוסף עלי ועל הילה, היו עוד שלושה חברי ועד שעבדו כדי לטפל בעומס. ומכאן אנחנו מגיעים למסקנה נוספת, בבוקר ואולי אפילו בצהריים דוכן אמא"י זקוק לשני מתנדבים ולהגדרה ברורה לגבי תפקידיו. כי יש פשוט... הרבה כאלה.
נראה שדוכן אמא"י ישנה שוב את פניו בעתיד הקרוב, משימוש בצורת הרשמה מתקדמת יותר ועד ארגון והגדרה מחדש של הדוכן - כי אי אפשר כרגע לקיים כנס בלעדיו.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה